マイソクはエクセルで作れる？ワード・パワーポイントのテンプレートとの違い

エクセルで作るときのコツ

列の幅を細かくそろえておくと、表や枠を置きやすくなります。写真はセルに貼らず、図として置きます。計算式を入れれば坪や利回りを自動で出せますが、他の人が触ると式が壊れることがあるので、原本は保護して複製して使います。 印刷の範囲をA4に合わせ、1ページに収まるように設定します。エクセルは端末によって行の高さや文字の幅が変わることがあるので、送るときはPDFにします。

ワードで作るときのコツ

文章を流し込む作りなので、写真や表を動かすと全体がずれやすくなります。ページいっぱいの表を1つ作り、そのマスの中に写真と文字を入れていくと崩れにくくなります。

パワーポイントで作るときのコツ

スライドの大きさをA4にします。自由に配置できるので、見た目を整えるには一番楽です。その分、表の数字が別々の文字の枠になりやすく、価格を直すときに直し漏れが起きます。 物件名と価格は見出しと表の2か所に出るので、直すたびに両方を確かめます。

PDFにするときの注意

• 「㎡」や旧字体は、相手の端末によって崩れることがあります。フォントを埋め込んで保存します。
• 写真が大きいとファイルが重くなり、メールで送れないことがあります。1枚あたりの大きさを抑えます。
• スマートフォンで撮った写真には、撮影した場所の情報が入っていることがあります。外へ渡す前に確かめます。

何人かで使うときに起きること

書式のファイルを各自が複製していくと、少しずつ違う版が増えます。古い版には会社の電話番号や免許の更新回数が古いまま残っていることがあり、図面に載せる情報は間違えられません。 原本を置く場所を1か所に決め、免許を更新したときや移転したときに、原本を直して全員に知らせます。免許番号の括弧の中の数字は更新のたびに変わるので、見落としやすい項目です。

過去の図面を使い回すときの注意

前の物件のファイルを上書きして作ると、前の物件の交通や面積が残ることがあります。とくに表の下の方の項目は見落としやすいので、作り終えたら上から順に読み直します。取引条件の有効期限も、前の物件の日付のままになっていないか確かめます。

社内の書式をそのまま使い続けるとき

古い書式には、取引態様や所属団体の欄が無いことがあります。規約の必要な項目は改正されることがあるので、年に一度は見直します。項目の一覧は表示のルールにまとめています。

専用のツールが向かないとき

会社で決まった書式があり、1ミリ単位で同じ見た目にする必要があるなら、その書式のファイルを使う方が確実です。自由に動かせる枠はありますが、社内の書式を完全に写す道具ではありません。 他社の図面の帯だけを替えるなら、マイソク帯替えを使います。